Läs senare

Så får du alla att bidra på mötet

LedarskapKonferens, arbetslagsmöte, APT. Det blir lätt många och långa möten i skolan och förskolan. Bäst blir de träffar som handlar om kärnuppdraget. Ren information gör sig däremot bäst på mejl.

31 Mar 2014

Bild: Kajsa EldstenDet är ingen skillnad på att leda ett möte och att leda en klass. Det krävs en tydlig agenda och tydliga arbetsstrukturer, som kan se olika ut beroende på vad man ska göra, säger Carina Bergqvist.

Hon är rektor för Torvallaskolan utanför Östersund, med 130 elever i årskurserna 6–9. Personalstyrkan består i dag av drygt 20 personer och mötena är många, från korta informationsmöten till längre arbetslagsträffar, pedagogiska möten, klasskonferenser och samverkansgruppsmöten.

För Carina Bergqvist är det viktigt att just de pedagogiska mötena handlar om lärarnas vardag, om frågor och utmaningar de möter i arbetet. De metoder som används på möten vill hon också att pedagogerna ska kunna ta med sig i arbetet med eleverna. Det kan till exempel vara samarbetsövningar eller verktyg för att alla ska komma till

Thomas Berglund, konsult med ett långt förflutet inom skolvärlden, delar uppfattningen att mötena måste handla om pedagogernas vardag för att uppfattas som intressanta.

– Ofta upplever lärare att mötena är ineffektiva när de inte berör frågor om kärnuppdraget.

Han har nyligen jobbat med Prio-projektet som drivs av Sveriges Kommuner och Landsting och som bland annat handlar om att effektivisera skolans processer för att skapa tid till kärnuppdraget. Erfarenheter från både det projektet och tidigare arbete visar att det är vanligt med alltför många deltagare och frågor på mötena.

– Rektor kanske har nytta av att få synpunkter på alla möjliga frågor, men det gagnar inte lärarna att vara med på allt.

För att få till effektiva möten med tid för pedagogiska diskussioner behöver ren information om ekonomi, vikarier och liknande, prioriteras bort. Thomas Berglund förespråkar ”tavelmöten” där de praktiska frågorna tas upp och där en ansvarig person utses – liksom när aktiviteten eller problemet ska vara åtgärdat. Han tycker också att skolledare ska ha tillit till personalens förmåga att ta del av praktisk information på mejl.

– Om personalen efterfrågar effektivare möten måste de också åta sig att läsa den information som skolledaren skickar ut via e-post, säger han.

Carina Bergqvist håller varje måndag korta informationsmöten om vad som ska hända under veckan. All personal förväntas också läsa sin mejl varje dag.

En annan skolledare som valt att skicka ut information digitalt är Elisabet Uitto, förskolechef i Östersund.

– Det ligger i ordets själva mening att vi ska utbyta erfarenheter och kloksaker på våra möten, inte ägna tiden åt informationsspridning.

Till skillnad från rektorer kan Elisabet Uitto nästan aldrig lägga personalmöten på dagtid. Ett par dagar per termin har de utvecklingsdagar och en kväll i månaden samlas all personal vid hennes tre förskolor till arbetsplatsträffar. Då ser hon till att bjuda på gott fika och skapa en trevlig atmosfär – en förutsättning för att personalen ska orka bidra och vara kreativa under kvällen, menar hon.

– Personalen vet alltid vad mötet ska handla om, men de vet inte vad som kommer att hända.

Elisabet Uitto har varit chef i ett och ett halvt år och har ägnat mycket tid åt skapa trygghet i personalgruppen. Hon har en uttalad filosofi att medarbetarna ska känna en känsla av sammanhang, så kallad Kasam, att varje pedagog ska se att hon (ja, det är enbart kvinnor i personalen) är en del av en helhet. Hon vill också att alla diskussioner ska utgå från vad som fungerar bra och använda det i delar som inte fungerar lika bra.

Sådant som förskolan inte direkt kan påverka får inte uppta mötes-tiden. Mötena varvas med övning-ar för att lära känna varandra, gruppdiskussioner och aktiviteter som personalen till vissa delar ska kunna använda i mötet med barnen. En viktig del är de tvärgrupper hon skapar, där personal från olika förskolor blandas och jobbar med kvällens ämne.

– Om mötet ska handla om inskolningsrutiner är det lätt att bli hemmablind om man bara jobbar tillsammans med sina närmaste kollegor. Med tvär-grupper kan man plocka russinen ur kakan och få idéer och tips från varandra.

Även Carina Bergqvist och Thomas Berglund ser det som givande att personalen arbetar i olika konstellationer beroende på vilken fråga det handlar om.

– Det blir sällan kreativt att sitta och prata med samma personer varje gång, säger Thomas Berglund.

Medan Elisabet Uitto själv brukar hålla i mötena, väljer Carina Bergqvist ofta att delegera ut hela eller delar av mötesansvaret till någon eller några ur personalen. För henne är det ett sätt att skapa engagemang och delaktighet. Teman för de pedagogiska mötena är alltid planerade för några veckor framåt.

– Om någon brinner för en särskild fråga kan det vara bättre att den personen får hålla i mötet, säger hon.

Torvallaskolan är en av kommunens pilotskolor i projektet en-till-en, där både elever och personal har surfplattor. Även vid Elisabet Uittos förskolor har alla i personalen var sin padda. Båda skolledarna nämner detta som en skjuts framåt både i det dagliga arbetet och i mötena.

– Lärare i senareskolan lägger sig sällan i varandras jobb efter-som vi jobbar med olika ämnen. Att arbeta med paddorna har gjort att vi kommit närmare varandra. Vi hjälper varandra på ett prestigelöst sätt, säger Carina Bergqvist.

Elisabet Uitto använder flitigt sin padda under möten med personalen, ofta för att visa bilder på hur hon ser på uppdraget och verksamheten. Senast gjorde hon en pedagogisk dokumentation under mötet för att visa att det inte behöver vara så svårt och för att uppmuntra personalen att prova.

Båda skolledarna använder en mentometer-app för att stämma av personalens känslor inför mötet och efter mötet. Nästan alltid visar resultatet att medarbetarna har mer energi när de lämnar mötet än när de kommer.

8 tips för mer effektiva möten

– Mötet ska ha ett syfte. Ta bort möten som inte fyller någon funktion.
– Utgå från en dagordning. Möten ska handla om det ni planerat, inte om vad som nyss hände i klassrummet eller barngruppen.
– Skapa ett system för skriftlig information. Tyng inte era möten med sådant som kan läsas av personalen. – Mötet ska beröra alla. Särintressen kan lösas på annat sätt.
– Dela upp mötet i mindre grupper. Ofta är det för många deltagare för att alla ska kunna delta.
– Dokumentera och utse ansvariga. Av beslutet ska framgå vem som är ansvarig och när det ska vara löst. – Alla behöver inte alltid vara med. Skolvärlden har ofta en kultur av att alla ska tycka till om allt. Skapa tillit i gruppen så att personalen kan acceptera en lösning som en mindre grupp medarbetare arbetat fram.
– Utse mötesobservatör. En i gruppen kan ha särskilt fokus på att ni följer de ramar ni satt upp för mötena.

Källa: Thomas Berglund, konsult.

ur Lärarförbundets Magasin