Läs senare

Stress eller struktur?

Lean-modellen har tagits emot med öppna armar på många skolor och förskolor. Nu varnar forskare för att modellen kan leda till ökad stress. Men i Östhammar ser förskolechefen Pedro Alvarez enbart fördelar.

Stress eller struktur?
Mer tid för den pedagogiska verksamheten är en av de stora vinsterna med lean, tycker förskolechef Pedro Alvarez. Bild: Johan Wahlgren

– Jag var skeptisk från början. Lean var inget jag hade frågat efter och jag visste heller inte så mycket om det, säger Pedro Alvarez, som arbetar med lean production i två av sina tre förskolor.I Östhammars kommun beslutade fullmäktige för snart två år sedan att alla kommunens verksamheter skulle införa lean. Från början är lean production ett tankesätt från Japan, som använts av Toyota sedan 1950-talet. Syftet är att ta bort de delar i en produktionsprocess som inte skapar värde för kunden. De senaste tio åren har filosofin fått genomslag i svensk offentlig förvaltning. Kundfokus, processer och ständig förbättring är ord som hörs på många sjukhus, förskolor och skolor i dag.

Förskolechefen Pedro Alvarez läste, funderade och bestämde sig sedan för att en av hans förskolor skulle vara bland de första i Östhammars kommun att arbeta med lean. Det har gått ett och ett halvt år sedan de började. Arbetet har krävt mycket tid från både personal och förskolechef och även ökat behovet av vikarier under de dagar personalen haft workshops.

– Nu när jag ser hur engagerad personalen är och hur mycket tid vi frigör, tid som vi i stället ägnar åt pedagogisk verksamhet med barnen, är jag enbart positiv, säger Pedro Alvarez.

Carina Bohlin är samordnare för lean på barn- och utbildningsförvaltningen i Östhammars kommun. Hon är förvånad över att gensvaret hon har fått hittills är enbart positivt.

– Jag tror att en viktig förutsättning för att det har blivit så bra är att kommunen har fattat beslut om att det inte ska sparas pengar, vi gör det här för att få mer kvalitet i vår verksamhet, säger hon.

Hennes erfarenhet är att pedagogerna blivit mer engagerade och tycker att det är roligare att jobba när de får analysera sin verksamhet, komma med förslag på förbättringar och sedan själva genomföra förändringarna.

Just ständiga förändringar och jakten på förbättringar är det som skapar stress hos många anställda, enligt den danska studie som kom i vintras. Forskargruppen har undersökt hur bland annat socialförvaltningar och skolor påverkas av lean och andra styrningsfilosofier som ofta tillskrivs New Public Management – en samling styrningsmetoder som lånat managementidéer och effektiviseringstankar från privat sektor.

– Lean har blivit som en religion. Det finns nästan inga kritiska studier alls, ingen vill ju vara för resursslöseri och emot förbättringsarbete, säger Jakob Krause-Jensen, lektor i antropologi vid Århus universitet och en av forskarna bakom studien.

Han tycker att en organisation gärna kan prova de verktyg som lean erbjuder, men lämna ambitionen om att förändra hela arbetsplatsens kultur och synsätt därhän.

– Lean handlar till sist om att få ut mer av mindre resurser och inget annat, säger han.

På förskolorna i Östhammar är dock inte tanken att man ska göra samma sak med mindre resurser. Här handlar det om att ta bort onödiga arbetsmoment och i stället ägna mer tid åt pedagogisk verksamhet med barnen. I stället för att all personal springer och svarar i telefon eller tar emot vaktmästaren turas personalen nu om. En person är ”löpare”, de andra tillbringar sammanhängande tid med barnen.

Pernilla Ingelsson är lektor i kvalitetsteknik vid Mittuniversitetet och disputerade nyligen med en avhandling om betydelsen av ledarskap, värderingar och kultur i förhållande till initiativ som lean. Hon är tydlig med att det inte går att lyfta lean direkt från tillverkningsindustrin till skolan.

– Det viktiga är att titta på vilka man är till för. Man behöver inte tänka i kundperspektiv, det kan bli fel i en tjänsteorganisation. Fundera i stället på för vem eller vilka ni ska skapa värde och varför ni vill jobba med lean, säger hon.

Att införa lean för att det är modernt just nu är helt fel anledning. Det måste finnas en anledning som personalen kan sluta upp bakom för att det ska fungera.

Enligt Pernilla Ingelsson går det inte att bara prova några verktyg, som Jakob Krause-Jensen föreslår. Just filosofin och tankarna bakom lean är det viktiga för att få ut något av det, menar hon.

– Jag ser det som ett system, där varje organisation måste hitta sin anledning att arbeta med lean och hitta vilka processer som skapar värde. Det handlar inte om att standardisera själva blöjbytet, men däremot kanske om processen att fylla på blöjor, så att personalen slipper springa och leta.

Hon menar att bättre processer för till exempel information till föräldrar kan bespara förskolechefer och rektorer många onödiga samtal, samtidigt som det minskar oron och osäkerheten hos föräldrarna.

När Pedro Alvarez och hans personal började leta förbättringsområden tog de bland annat upp att det var svårt att få matro vid frukosten. Barn som redan ätit frukost hemma lämnades av föräldrarna och skulle tas emot på förskolan, samtidigt som personalen åt frukost med de barn som inte ätit hemma. Det blev ständiga avbrott vid frukostborden på de två avdelningarna.

– I stället för att fortsätta servera frukost på båda avdelningarna har vi det nu så att de barn som ska ha frukost lämnas på en avdelning och de som redan ätit lämnas på en annan avdelning. På så sätt får vi matro, samtidigt som de barn som redan ätit får ett bra mottagande, säger han.

På Pedro Alvarez förskolor använder man sig varje vecka av tio minuter korta ”tavelmöten”, eller kaizen-möten som det kallas i lean-terminologi. Mötena handlar om praktiska förbättringar, där personalen bidrar med inspel som exempelvis att ingen bär ut blöjpåsarna. Personalen ansvarar även för att hitta lösningar, så att det leder till förbättringar.

Den danska studien visar att kaizen-möten kan väcka personalens entusiasm i början, men att de på längre sikt blir en stressfaktor. För personalen blir det en börda att tvingas tänka ut nya områden att förbättra och nya sätt att effektivisera sig och sitt arbete.

– Eftersom lean är det perfekta verktyget, enligt den fundamentalistiska religiösa synen, kan det ju aldrig vara fel på systemet, utan bara på individerna, säger Jakob Krause-Jensen.

Pernilla Ingelsson vid Mittuniversitetet håller med om att det blir ett problem om man lägger fokus på att varje individ ska effektivisera sig, i stället för att titta på hela systemet och vad man tillsammans kan effektivisera eller systematisera. Hon ser också en risk med mantrat om ständiga förbättringar.

– Ibland måste man bara stanna upp och fira de framgångar man gjort. Man behöver reflektera över de förändringar man har gjort i organisationen och utvärdera dem, inte alltid sträva mot nya förbättringar.

 

Allt som inte skapar värde för kunden skalas bort

Lean är en filosofi om hur man hanterar resurser. Syftet är att identifiera och ta bort de delar av en produktionsprocess som inte skapar värde för kunden. Enkelt uttryckt kan man säga att det handlar om ”mer värde för mindre arbete”, även om det finns många olika tolkningar av begreppet.

Från början användes lean-filosofin inom tillverkningsindustrin, där det är världens mest spridda managementkoncept. Sedan något decennium tillbaka har lean fått genomslag i även tjänsteföretag och offentlig verksamhet.

Ett danskt forskningsprojekt har undersökt vad som händer i den offentliga sektorn när lean och New Public Management införs som styrsystem. Mer om resultaten finns i boken Motivation og mismod, Århus universitets förlag.

ur Lärarförbundets Magasin