Läs senare

Dokumentation ett isberg i förskolans och skolans vardag

Nya skollagen medför mer att dokumentera i verksamheten,
men det är inte glasklart hur det ska göras. Förbundsjuristen
guidar genom lagar och förordningar.

24 jan 2012

Skolpersonal har en omfattande dokumentationsskyldighet som i och med den nya skollagen blir ännu större. Dokumentation kan leda till ökad rättssäkerhet och att verksamheten bedrivs bättre. Samtidigt är det lätt att se att lärare hamnar i en intressekonflikt; ska de prioritera undervisning eller dokumentation? Att både dokumentationsskyldighet och undervisningsskyldighet följer av tvingande regler innebär dock att de som arbetar i skolan i själva verket har mycket svårt att prioritera undervisning framför dokumentation eller tvärtom.
Det är självklart att dokumentation kräver tid och leder till en ökad arbetsbörda, både när den utförs och när den gås igenom med elever, föräldrar och kollegor. Dokumentation leder också till att det upprättas handlingar som inte bara elever och föräldrar, utan även utomstående kan vilja ta del av. Hantering av dokumentation med hänsyn till tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen, förvaltningslagen och personuppgiftslagen tar mycket tid i anspråk, särskilt eftersom det samlade regelverket är komplicerat och delvis okänt.

Det är viktigt att skolpersonalen får bättre kunskaper om vilken dokumentation som ska göras och hur man hanterar den i olika situationer.

Utöver kunskaper i skollagstiftning ställs det alltså krav på kunskaper om flera andra lagar och förordningar. Det är fråga om omfattande och komplicerade rättsliga frågor som skolledaren och läraren ska vara insatta i och man kan fråga sig hur den kompetenshöjning som krävs ska komma till stånd? Här bär skolhuvudmännen och staten ett ansvar för att kompetensutveckling sker. Min uppfattning är att Skolverket bör ta fram ett stödmaterial som innehåller en genomgång av relevanta regler, tydliga exempel på hur dokumentation i skolan ska göras och på hantering av handlingar i olika typsituationer.

Skolans verksamhet omfattar både vad som juridiskt definieras som faktiskt handlande och ärendehandläggning. Med faktiskt handlande menas exempelvis undervisning och med ärendehandläggning avses den del av skolans verksamhet där skolan fattar beslut, exempelvis när ett åtgärdsprogram upprättas. Man skulle kunna tro att dokumentationsskyldighet endast finns när det är fråga om ärendehandläggning, men i själva verket kan det krävas dokumentation även när det är fråga om faktiskt handlande såsom undervisning. Av Skolverkets nyligen framtagna Allmänna råd med kommentarer för planering och genomförande av undervisningen, framgår att det ställs krav på dokumentation i samband med undervisning. Jag återkommer till detta. I skollagen anges i vissa fall tydligt att det ställs krav på dokumentation, men även när det inte finns något uttryckligt krav på skriftlig dokumentation kan sådan i praktiken ändå krävas. Dokumentationsskyldighet föreligger också oberoende av om verksamheten bedrivs av offentliga eller enskilda huvudmän, även om förvaltningslagen jämförelsevis ställer fler krav på den offentligt drivna skolan.

Enligt skollagen krävs det dokumentation i samband med utvecklingssamtal och när individuella utvecklingsplaner och åtgärdsprogram upprättas. Även när ett barn i förskolan behöver särskilt stöd av fysiska, psykiska, eller andra skäl, krävs dokumentation för att handlägga ärendet. Det finns också en skyldighet att dokumentera anmälningar och om en elev anser sig ha blivit utsatt för kränkande behandling. Även elevens frånvaro ska dokumenteras. Om det befaras att en elev inte kommer att nå kunskapsmålen ska det göras en utredning som också ska dokumenteras. Det finns även utredningsskyldighet och dokumentationsskyldighet inför mottagande i grundsärskolan, gymnasiesärskolan och specialskolan. Vidare finns det en skyldighet att dokumentera disciplinära och andra särskilda åtgärder.

Sedan den 15 november 2011 gäller alltså Skolverkets allmänna råd om planering och genomförande av undervisning. Enligt dem bör lärare dokumentera sina planeringar och uppföljningar. De ska använda sig av effektiva rutiner och former och se till att dokumentationen inte innehåller integritetskänsliga uppgifter. Det anges vidare att rektorn bör skapa förutsättningar för lärares dokumentation.

Även om allmänna råd inte är tvingande är det klart att Skolverket och i förlängningen Skolinspektionen utgår från att undervisningen dokumenteras. Det är dock otillfredsställande att Skolverket inte ger praktiskt stöd för hur det ska göras och vad som avses med integritetskänsliga uppgifter i detta sammanhang. Om varje lärare och varje skola eller huvudman ska behöva skapa dessa rutiner från start blir det mycket tidskrävande.

En stor nyhet i den nya skollagen är att vissa bestämmelser i förvaltningslagen gäller oberoende av om skolan bedrivs av offentlig eller enskild huvudman när skolan handlägger ärenden som är myndighetsutövning mot enskilda. Följande gäller i förvaltningslagen: 14 § första stycket, 15–17 § §, 20–21 § § och 26 §. I huvuddrag innebär bestämmelserna att en part får lämna uppgifter i ett ärende muntligen och att dessa uppgifter ska antecknas. En part har också rätt att ta del av uppgifter som har tillförts ett ärende och ett ärende får inte avgöras utan att parten har fått tillfälle att yttra sig över uppgifterna. Skolan är dessutom skyldig att motivera beslut och ange hur beslutet kan överklagas. Dessa bestämmelser gäller inte för betygsättning. För det finns särskilda bestämmelser i tredje kapitlet i skollagen.

Som ovan konstaterats innebär dokumentation att det även uppstår frågor om handlingar är allmänna och offentliga. Offentlighetsprincipen innebär att allmänna handlingar hos myndigheter som regel är offentliga och att var och en har rätt att ta del av sådana handlingar om det inte föreligger sekretess. Eftersom dokumentation i skolan ofta innehåller integritetskänsliga uppgifter måste skolpersonalen kunna avgöra om en handling är allmän. Därefter ska det avgöras om den allmänna handlingen är offentlig eller om sekretess råder. En förändring sedan den 1 juli 2011 är att utgångspunkten är att sekretess gäller för uppgifter om en elevs personliga förhållanden i elevhälsa som avser psykologisk, psykosocial eller specialpedagogisk insats. Dessa uppgifter är offentliga endast om det står klart att uppgiften kan offentliggöras utan att den enskilde eller någon närstående lider men. Uppgifter om enskilds personliga förhållanden i åtgärdsprogram omfattas däremot av sekretess endast om det kan antas att den som uppgiften rör, eller någon henne eller honom närstående lider men om uppgiften offentliggörs. Det innebär ett svagare sekretesskydd.

Handläggning av ärenden i skolan innebär också regelmässigt att personuppgiftslagen (PuL) blir tillämplig, särskilt när dokumentation sker i ett datoriserat system. Datainspektionen har tagit fram en checklista för skolors hantering av personuppgifter.

Det ställs alltså mycket höga krav på skolpersonal i fråga om dokumentation utifrån gällande lagstiftning. Den nya situationen kräver att Skolinspektionen och huvudmännen vidtar åtgärder.

 
Vad händer om en elev tar ledigt utan lov?

I dag har det blivit svårare för föräldrar att få ledigt för sina barn, men alla har inte möjlighet att ta ut ledigheten under lov. Vilka möjligheter har föräldrar att ta ut ledighet för sina barn under andra veckor? Om ledighet inte beviljas och barnen ändå är frånvarande, vad händer då (inom de tio dagarna)?
/Veronica

SVAR: En elev får beviljas ledighet för enskilda angelägenheter, men i grundskolan krävs det synnerliga skäl om ledigheten är längre än tio dagar. Beslut om ledighet ska alltid grundas på en samlad bedömning av elevens situation. Det som normalt ska beaktas är frånvarons längd, elevens studiesituation, möjligheterna att kompensera för den förlorade undervisningen och ledighetens angelägenhet.

Om ledighet inte beviljas och eleven ändå är frånvarande är det fråga om olovlig frånvaro. I gymnasieskolan ska en uppgift om den olovliga frånvaron finnas i terminsbetyg. Från och med den 1 juli 2012 gäller detta även i grundskolan. Frånvaro som sådan får inte beaktas vid betygsättning, men skolan är skyldig att utreda elevens eventuella behov av särskilt stöd.

Hitta rätt i lagen

-Bestämmelser om sekretess till skydd av uppgifter om enskildas personliga förhållanden oavsett vilket sammanhang de förekommer i finns i 21 kap i offentlighets- och sekretesslagen, OSL.
-Bestämmelser om sekretess till skydd för enskilda i utbildningsverksamhet finns i 23 kap OSL.
-Bestämmelser om sekretess till skydd för enskilda i verksamhet som avser hälso- och sjukvård finns i 25 kap OSL.
 

En checklista för skolors hantering av personuppgifter finns på datainspektionen.se.

ur Lärarförbundets Magasin